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【老胡原創】工作計劃的最佳做法

2017-10-19 1114次
摘要: 多數人不愿意做計劃的問題首先在于心態,其次在于方法。

談到計劃,很多人心里充滿了抵觸,因為如果做得很細致,就感覺像一個緊箍咒限制了自己;如果不認真做,其實又是一個很沒有意義的東西。

但是,在一個組織里,一定是需要各種計劃的,多數人不愿意做計劃的問題首先在于心態,其次在于方法,兩者結合起來其實就是缺乏好的“做法”

現在的職場人在計劃方面有一些誤區,我們來解讀一下:

首先,工作計劃一定不要被繁瑣的表格蒙蔽雙眼,計劃和表格是兩碼事,正如人和衣服是兩個物體,但配合得好能加分不少。表格很重要,但老胡發現已經有一個不好的趨勢,那就是很多人對表格的重視度遠遠高于了計劃的內容本身。

其次,工作計劃只是一個假設,任何事情只能追求更高的概率去保障完成,而非現在做的計劃就能一成不變地去執行。

再次,很多人并沒有對計劃要做的工作有強烈的興趣和責任,所以怎么會有興趣來設計如何做這件事呢?

老胡今天來談談工作計劃的最佳做法:


第一招 凡事要趁早

誰都知道“早起的鳥兒有蟲吃”,可多數人仍然在貪戀被窩。

對于一件工作的計劃,一定要思考在前面,而非事情都要啟動了,為了應付上級而編制一堆列表出來,自己都不愿意去看,更不會在執行的時候想著這些安排。

老胡建議,要多拿一些時間來思考未來事宜的計劃,哪怕還只是一個雛形。

第二招 動態改善

如果事先做的計劃一成不變,那達成的概率反而不見得高。

在執行計劃的過程中,其實也是一個反復修改計劃的過程。

必須要對計劃進行動態的改善,這需要你經常回顧計劃。

當初制定計劃時所處的環境,涉及的人、方法、資源等,很可能已經發生了變化,你如果不隨之調整,其實就是缺了要完成目標的決心。

老胡到一些企業去進行工作質詢時,發現計劃有問題,問到的實際情況和計劃發生了很大偏差,很多人卻坦然的說當時計劃是這樣,現在不一樣了。

那為什么不動態改善呢?

請記得,優秀的企業和個人,都有個特點:

有計劃地進行各項工作,且有計劃地去進行改進!

第三招 力求具體

在進行了初步的構思后,就要尋求各種資源、資料來將其變得具體化,變成可以行動的步驟來讓自己更有動力去行動。

沒有具體化的情況主要有幾點:

A. 工作分解的顆粒度太大;

B. 負責人沒有落實到人頭,用部門代替;

C. 時間模糊;

D. 結果定義不夠清楚;

E. 是否能完成,沒有衡量,只是寫出來;

例如某項工作設定為:完成XX新產品開發。事實上,這件工作可能涉及到很多的人、部門、資源的協調、市場調研等,如果籠統在一起,設定一個負責人,最終很可能會延誤或者成果不盡如人意。應該再進行分解,直到做計劃的人,能夠對自己寫下的任務,明確完成成果、明確時間跨度、明確責任人,且心中沒有擔憂,有較大的把握能夠按照自己的進度完成為止。


第四招 共同參與

很多人都犯了一個錯誤,當一項任務的負責人,自己就定義為都是自己的事了,埋頭做計劃,缺乏與相關聯人的溝通,計劃沒有別人參與,出現協調問題時就會覺得全世界都不配合。

實際上,我們很多跨部門的項目或者某件工作,的確存在就一個人做主要事情的情況,但并不是就無需其他人員的信息或者支持。一個人要把計劃做好,在構思的時候,就要充分地設定好會受到什么因素的影響,哪些人會參與進來,哪些人會有阻力,在計劃之初就要爭取更多的人參與,只有參與了計劃,他們才會覺得支持也是他們該做的事之一,否則支持力度大小就要看臉面和人情了,這也是很多企業工作滯后、部門協調出問題的重要原因之一。

試問:你的計劃我都不知道,或者你把我放進去了,都沒知會我,需要的時候突然來找我,難道我整天等著你沒別的事嗎?怪我不配合?我可不認。

各位朋友想想,是不是這個道理?

第五招 重視里程碑

計劃很重要的特點在于有序推進,而里程碑就是設定在計劃中的關鍵環節,一個里程碑沒有達到,是無法往前推進的。

有人就笑了,這個工作做不完,我可以提前做后面的工作啊?

看起來好像有道理,但事實上呢?

我們經常出現效率不高,不是因為不會做,也不是不愿意去行動,而是什么事都纏繞在腦海中,這個要做,那個也要做,將自己纏繞起來,缺乏優先級的思維。

對于設定的里程碑事件,無論如何也要在設定的時間點達到要求,否則沒有緊迫感,離終點還很遠,工作就會延誤。

總的來說,老胡建議:

1. 如何去構思一件事情的框架,要優先于你列出如何一步步去做;

2. 構思,是你剛面臨一件事情時如何看待它,不要等待詳盡的數據或其他任何會阻礙你開始構思的因素;

3. 一旦構思出框架,對事情的整體有概念,對整體時間跨度和結果定義明晰后,就要策劃如何一步步實現,需要具體化,并設置里程碑,將遠期壓力分解到過程中,搭建出實現路徑;

4. 計劃的編制過程中,一定要思考人的因素,一開始就要把可能影響到你計劃的各種人和資源考慮進來,盡可能讓他們參與你的計劃思考,提出意見。哪怕只是進行一場非正式的談話,講清楚你要做什么,過程中可能哪些地方需要他的支持,再聽聽他的建議。

老胡相信,當你去認真策劃一件工作,并試圖讓別人支持,且一步步實現過程成果,最終按照自己的想法來實現整體計劃成果,體驗這樣一個過程之后,你會愛上計劃,因為它絕對不僅僅是做一個表格,寫一些文字和數據。



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